I – OBJETIVO

Esta Política tem como finalidade estabelecer diretrizes claras e complementares ao Código de Conduta, à Política de Prevenção à Corrupção e Fraudes e demais normativos internos da Metra Industrial, regulando a oferta e o recebimento de brindes, presentes, refeições, entretenimento, hospitalidades e outras formas de benefício ou vantagem de valor (conforme definidos neste documento).

Seu principal objetivo é prevenir a ocorrência de atos ilícitos, como corrupção e fraude, além de promover a integridade, a transparência e a imparcialidade nas relações corporativas com agentes públicos, parceiros comerciais e representantes da iniciativa privada.

A Política busca ainda:

• Evitar conflitos de interesse e proteger a reputação da Metra Industrial;
• Garantir o alinhamento com os princípios éticos e legais aplicáveis às atividades da empresa;
• Assegurar que toda e qualquer prática envolvendo oferta ou recebimento de benefícios ocorra dentro dos limites permitidos e com a devida autorização e registro, conforme os procedimentos aqui descritos.

Esta política está alinhada à Lei 12.846/2013 (Lei Anticorrupção), ao Decreto 11.129/2022 (Regulamentação da Lei nº 12.846, de 1º de agosto de 2013), às diretrizes da CGU/AGU, e aos padrões internacionais como a ISO 37001 (Sistema de Gestão Antissuborno) e a Convenção da OCDE contra Suborno de Funcionários Públicos Estrangeiros.

Este documento é aplicável a todos os colaboradores, empregados, terceiros, representantes e parceiros que atuem em nome ou em benefício da Metra Industrial.

II – ABRANGÊNCIA

Esta Política é aplicável a todos os colaboradores, empregados, estagiários, executivos e conselheiros da Metra Industrial, assim como a todos os Parceiros de Negócio — incluindo fornecedores, prestadores de serviços, consultores, representantes comerciais, distribuidores e quaisquer terceiros que atuem em nome ou no interesse da Metra, em território nacional.

Todos os Parceiros de Negócio devem assegurar que os atos praticados em nome da Metra, ou que estejam relacionados à execução de contratos ou relações comerciais firmadas ou em fase de negociação com a empresa, estejam em conformidade com os mesmos padrões de ética, integridade e transparência exigidos dos colaboradores da Metra Industrial.

O cumprimento desta Política é condição essencial para a manutenção de relações comerciais com a Metra Industrial, sendo passível de sanções contratuais e legais em caso de descumprimento.

III – DEFINIÇÕES

Para os fins desta Política, e em conformidade com os princípios da Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção) e demais normativos aplicáveis, os termos abaixo são definidos conforme segue:

Benefícios: Qualquer vantagem direta ou indireta, oferecida ou recebida, de natureza tangível ou intangível, incluindo, mas não se limitando a, brindes, presentes, refeições, hospitalidades, entretenimentos ou quaisquer outras coisas de valor. Consideram-se Benefícios Recorrentes aqueles concedidos ou recebidos duas ou mais vezes dentro de um curto intervalo de tempo, caracterizando habitualidade.

Brindes: Itens promocionais de valor econômico irrisório, sem caráter pessoal, normalmente marcados com a identidade institucional de quem os oferece e distribuídos com finalidade exclusivamente institucional. Nos termos do Decreto 10.889/2021 é o item de baixo valor econômico e distribuído de forma generalizada, como cortesia, propaganda ou divulgação habitual. Exemplos: canetas, chaveiros, agendas, calendários, bloquinhos, canecas, porta-cartões, pen drives e ornamentos de escritório.

Presentes: Itens com valor comercial, oferecidos como cortesia, lembrança ou demonstração de apreço. Diferem dos brindes por não estarem necessariamente associados à promoção institucional. Nos termos do Decreto 10.889/2021 é o bem, serviço ou vantagem de qualquer espécie recebido de quem tenha interesse em decisão do agente público ou de colegiado do qual este participe e que não configure brinde ou hospitalidade. Exemplos: flores, bebidas alcoólicas, mochilas, eletrônicos, obras de arte, cestas comemorativas e itens de marca ou valor significativo.

Refeições: Encontros que envolvam oferta ou consumo de café da manhã, almoço, jantar ou lanches, nas quais possam ocorrer discussões de negócios. Devem observar critérios de moderação, propósito legítimo e registro.

Entretenimento: Participação em eventos sociais, esportivos, culturais ou técnicos que possam estar relacionados à manutenção de relacionamento comercial. Exemplos: shows, espetáculos, teatros, jogos esportivos, congressos e conferências.

Hospitalidades: Abrangem o custeio ou reembolso de despesas com transporte, hospedagem, alimentação e inscrição em eventos técnicos ou de negócios, com finalidade legítima e previamente justificada, vinculadas a relações comerciais com a Metra e que envolvam deslocamento do domicílio do colaborador. Nos termos do Decreto 10.889/2021 é a oferta de serviço ou despesas com transporte, com alimentação, com hospedagem, com cursos, com seminários, com congressos, com eventos, com feiras ou com atividades de entretenimento, concedidos por agente privado para agente público no interesse institucional do órgão ou da entidade em que atua.

Outras Coisas de Valor: Qualquer benefício ou vantagem que não se enquadre nas categorias acima, mas que represente valor pessoal ou econômico. Exemplos: ofertas de emprego, recomendação pessoal com vantagem, uso de bens ou serviços sem custo, concessão de descontos pessoais ou favorecimentos em razão da posição ocupada na Metra Industrial.

Evento: Qualquer reunião organizada com fins institucionais, tais como seminários, palestras, congressos e feiras técnicas, com participação da Metra ou de seus parceiros, com ou sem convite formal.

Administração Pública: Inclui todos os órgãos, entidades ou empresas controladas direta ou indiretamente por governo nacional ou estrangeiro, em qualquer esfera (federal, estadual, municipal), conforme definido na Lei nº 8.666/1993 e no Decreto nº 11.129/2022.

Agente Público: Pessoa física que exerça, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, cargo, função ou emprego na Administração Pública direta ou indireta, ou que atue em nome de partido político, entidade pública ou que esteja investida de autoridade pública, nos termos da Lei nº 12.846/2013, art. 5º, inciso I.

Colaboradores: Incluem fornecedores, consultores, prestadores de serviço, representantes e demais terceiros que atuem em nome ou no interesse da Metra Industrial, no território nacional.

Empregados: Abrange empregados celetistas, estagiários, menores aprendizes, trainees, empregados temporários e diretores vinculados à Metra Industrial.

Entidade Privada: Toda organização nacional ou estrangeira que não integre a Administração Pública, com a qual a Metra mantenha ou possa vir a manter relações comerciais, contratuais ou institucionais.

IV – REGRAS E LIMITES

Qualquer benefício — incluindo brindes, presentes, hospitalidades ou outras formas de vantagem — que venha a ser oferecido, concedido, aceito ou recebido, seja de agentes públicos ou de parceiros da iniciativa privada, deverá seguir as diretrizes estabelecidas nesta política.

Sempre que possível, a aprovação prévia de um gerente da área e da equipe de Governança e Compliance deve ser obtida antes da concessão ou aceite do benefício.

O colaborador deverá fazer o registro (brinde, presente ou hospitalidade) por meio do formulário (anexo1), indicando se foi ofertado ou recebido, e anexando a evidência da aprovação gerencial, conforme aplicável.

A área de Governança e Compliance será responsável por receber os registros, realizar os controles e revisões necessárias, garantindo a conformidade com esta Política.

A seguir, destacam-se os principais pontos e regras:

• Os valores devem ser considerados de forma cumulativa por evento;
• Benefícios recorrentes exigem aprovação prévia do gerente da área, gerente geral ou diretor, além da validação do Comitê de Ética e Compliance, conforme item VI desta Política;
• A aprovação deverá ser concedida por autoridade superior, observando a seguinte hierarquia:
• Quando houver gerente, a aprovação será dele;
• Na ausência de gerente, a aprovação será do gerente geral;
• Caso o responsável pela concessão ou recebimento seja o gerente geral, a aprovação deverá vir do diretor da área;
• Diretores são responsáveis pela aprovação dos benefícios destinados a seus subordinados diretos.

Exceções – Dispensa de Aprovação

É dispensada a aprovação prévia do gerente e da equipe de Compliance nas seguintes situações:

• Presentes, brindes, refeições, hospitalidades ou entretenimentos com valor inferior a R$ 100,00, desde que não sejam recorrentes e não envolvam agentes públicos;
• Refeições decorrentes de eventos ou reuniões não previamente agendadas com convite formal para refeição, desde que sejam registradas posteriormente no sistema.

No caso de refeições ou quaisquer despesas envolvendo agentes públicos — inclusive as ofertadas nas unidades da METRA —, é obrigatório o registro em documento específico (ANEXO 1), para gastos de rotina, com a devida aprovação e arquivamento conforme os procedimentos internos.

V – APROVAÇÃO PARA BENEFÍCIOS RECORRENTES

Quando houver interesse da Metra Industrial em oferecer um benefício de forma recorrente, o colaborador responsável deverá solicitar aprovação prévia da Diretoria ou da Gerência Executiva da área envolvida. Para isso, deverá preencher o Formulário de Oferta e Recebimento de Brindes, Presentes e Hospitalidades (ANEXO 2), informando todos os detalhes do benefício, como valor estimado, frequência, período de vigência e indicando que se trata de uma solicitação para benefício recorrente.

O formulário deverá ser acompanhado de uma justificativa formal, explicando a finalidade do benefício e apresentando uma estimativa do valor total ao longo do período proposto.

Após o preenchimento, a documentação será encaminhada à área de Governança e Compliance, que realizará a análise e submeterá a solicitação ao Comitê Interno de Ética e Compliance para decisão final.

A aprovação terá validade máxima de 6 (seis) meses. Caso o benefício seja destinado a agentes públicos, continua sendo obrigatória a devida contabilização conforme os procedimentos internos da Metra Industrial.

VI - VIOLAÇÕES

O descumprimento das diretrizes estabelecidas nesta Política, no Código de Conduta e Ética, ou em quaisquer outras normas, políticas ou procedimentos internos da Metra Industrial, será tratado com seriedade e poderá acarretar a aplicação de medidas disciplinares.

As medidas disciplinares variam de acordo com a gravidade da infração e podem incluir advertência verbal ou escrita, suspensão, afastamento de atividades específicas, até o rompimento do vínculo contratual com a Metra Industrial (inclusive por justa causa).

Além das sanções internas, podem ser aplicadas penalidades administrativas, civis e criminais, conforme previsto na legislação vigente, quando a violação envolver aspectos legais, especialmente em casos de corrupção, fraude, assédio ou condutas ilícitas envolvendo agentes públicos ou privados.

A Metra reforça o compromisso com a ética, integridade e transparência e incentiva todos os colaboradores, parceiros e terceiros a reportarem qualquer indício de violação por meio dos canais oficiais de denúncia, com a garantia de sigilo e proteção contra retaliações.

VII - RELATOS

Qualquer violação ou suspeita de violação desta Política, do Código de Conduta ou de outras normas internas da Metra Industrial, deve ser comunicada imediatamente por qualquer colaborador, fornecedor ou terceiro que tome conhecimento do fato.

As denúncias devem ser feitas por meio do canal de transparência METRA ("Espaço Seguro": https://espacoseguro.net.br/).

O Canal de Denúncias "Espaço Seguro" garante sigilo, confidencialidade e proteção contra retaliações, permitindo inclusive o registro anônimo de relatos, conforme as boas práticas de governança e compliance, sendo possível a juntada de documentos que corroborem a denúncia.

VIII- TABELA DE CONTROLE DE REVISÃO

A tabela abaixo apresenta o histórico de versões deste documento, com a respectiva data de revisão, o motivo das alterações realizadas e a indicação sobre a necessidade de treinamento para divulgação e alinhamento dos colaboradores.

ANEXO 1

Formulário de Registro de Brindes, Presentes e Hospitalidades

1. Identificação do Colaborador

Nome: __________________________________________________________________

Matrícula: _______________________________________________________________

Departamento / Setor: _____________________________________________________

Cargo: __________________________________________________________________

E-mail: _________________________________________________________________

2. Tipo de Registro

• ( ) Oferta
• ( ) Recebimento

3. Descrição do Benefício

Tipo de benefício: (Marque um)

• ( ) Brinde
• ( ) Presente
• ( ) Refeição
• ( ) Hospitalidade
• ( ) Entretenimento
• ( ) Outra coisa de valor (especificar): _______________

Descrição detalhada: ___________________________________________________

Data do benefício: ____ / ____ / ______

Local do benefício: ___________________________________________________

Valor estimado (R$): _________________________________________________

4. Parte Envolvida

Nome da pessoa ou empresa que ofereceu/recebeu: ________________________

Relação com a Metra:

• ( ) Agente Público
• ( ) Entidade Privada
• ( ) Parceiro de Negócio
• ( ) Outro (especificar): _____________________________

5. Aprovação Gerencial

Aprovação prévia do gerente:

• ( ) Sim
• ( ) Não (justifique): ___________________________________

Nome do gerente aprovador: ___________________________________________

Cargo do gerente aprovador: __________________________________________

6. Justificativa para a Oferta/Recebimento

____________________________________________________________________

7. Anexos

• Anexar evidência da aprovação gerencial (e-mail, documento assinado, print do sistema, etc.)
• Anexar comprovantes ou documentos relacionados ao benefício

8. Declaração

Declaro que as informações acima são verdadeiras e completas, e que o registro está em conformidade com a Política de Oferta e Recebimento de Brindes, Presentes e Hospitalidades da Metra Industrial.

Assinatura do colaborador: __________________________________________________

Data: ____ / ____ / ______

ANEXO 2

Formulário de Oferta e Recebimento de Brindes, Presentes e Hospitalidades

(Solicitação para Benefício Recorrente)

1. Identificação do Solicitante

Nome completo: _____________________________________________________

Matrícula: __________________________________________________________

Departamento/Setor: _________________________________________________

Cargo/Função: _______________________________________________________

E-mail institucional: __________________________________________________

2. Dados do Benefício Recorrente

Tipo de benefício:

• ( ) Brinde
• ( ) Presente
• ( ) Refeição
• ( ) Hospitalidade
• ( ) Entretenimento
• ( ) Outro (especificar): __________________________

Descrição detalhada do benefício: ___________________________________

Valor estimado unitário (R$): ___________________________

Frequência (semanal, mensal, trimestral etc.): __________________

Período de vigência (início e fim): //______ a //______

Valor total estimado no período (R$): ________________________

Indicação: [✓] Solicitação para Benefício Recorrente

3. Justificativa Formal

Finalidade institucional do benefício: ________________________________

Relevância da ação para a Metra Industrial: ___________________________

Observações adicionais: ______________________________________________

4. Identificação do Beneficiário

Nome da pessoa física ou jurídica beneficiada: ____________________________________________________________________

Relação com a Metra (cliente, fornecedor, parceiro etc.): ____________________________________________________________________

Caso envolva Agente Público, especificar órgão e função: _______________

5. Aprovação Gerencial

Nome do gestor aprovador: ____________________________________________

Cargo: _____________________________________________

Assinatura: __________________________________________

Data da aprovação: //______

Anexar evidência da aprovação formal (e-mail ou assinatura física/digital).

6. Análise de Compliance (Uso Exclusivo)

Recebido em: //______

Conformidade verificada:

• ( ) Sim
• ( ) Não (justificativa): ____________________________________

Encaminhado ao Comitê Interno de Ética e Compliance em: //______

Parecer do Comitê: ___________________________________________

Aprovado por: ______________________________________________

Validade da aprovação (máx. 6 meses): Até //______